Cómo mejorar y agilizar el proceso de venta B2B en el entorno virtual

Cambiar el formato B2B de venta presencial al virtual ha generado variadas experiencias tanto para los ejecutivos de venta como para los compradores, sobre todo para quienes han estado renuentes al uso de herramientas digitales, trayendo nuevas actividades que retan a todo el entorno empresarial a precisar cambios que permitan agilizar los flujos de trabajo.


A continuación, generamos algunas recomendaciones para que tu empresa optimice y agilice el proceso de venta B2B con la implementación de mejoras en la gestión de reuniones, en el manejo de la información y en la automatización de los procesos de venta:


Mejora en la gestión de reuniones

Para el desarrollo exitoso de reuniones virtuales, coordina con tu equipo de colaboradores la implementación de las siguientes recomendaciones:

  • Entorno de trabajo: es importante que cada colaborador disponga de un área donde pueda estar cómodo, concentrado en sus tareas y donde pueda acceder rápidamente a los elementos que su trabajo exija.

  • Herramientas tecnológicas: indispensable contar con una buena conexión a internet y tener preparado otro método de comunicación en caso de fallo. Utilizar audífonos y micrófonos que aíslen el ruido también es relevante para mejorar la calidad del sonido, es aconsejable que el ejecutivo de venta encienda su cámara para generar confianza con sus clientes y preguntarles si ellos se sienten cómodos manejándola encendida o apagada. En reuniones con personas externas a la organización se recomienda enviar con antelación la guía de instalación del sistema que utilicen para videollamada o utilizar el sistema que ellos dispongan.

  • Planificación de la reunión: incentivar al equipo de venta y otros colaboradores a realizar reuniones productivas, cortas y que sean planeadas compartiendo con antelación la agenda con los tiempos previstos y el detalle de los objetivos de la sesión. Al iniciar la reunión, es conveniente recordar la agenda, el manejo del tiempo y el objetivo principal. Las sesiones virtuales prolongadas suelen ser tediosas y permiten que las personas estén dispersas o atendiendo otros compromisos; por esta razón, interactuar con los receptores a través de encuestas por el chat u otras dinámicas es muy favorable. Tener preparadas las preguntas y respuestas a las posibles objeciones que los clientes puedan tener también agiliza el proceso. Es importante dar un cierre con las conclusiones y pendientes con los que queda cada uno de los asistentes.

  • Reuniones ágiles con el equipo interno: los gerentes de área y principalmente los encargados de las áreas comerciales, al tener trabajando remotamente a todo el equipo, pueden implementar reuniones semanales en las que se aborden las problemáticas que el equipo comercial esté afrontando con sus ventas a través de dinámicas que permitan la generación de ideas para encontrar posibles escenarios de solución como la técnica de intervención o consulta grupal, lluvia de ideas, árbol de problemas, entre otras. También es importante que el gerente o jefe de área pueda servir de guía y acompañamiento a cada uno de los integrantes de su equipo; para ello, se recomiendan reuniones cortas (máximo de 10 minutos) en las que pueda comprender el tipo de apoyo que cada vendedor requiere en los proyectos que está gestionando.

Mejoras en el Manejo de la información

En el entorno virtual, el proceso de venta B2B presenta grandes oportunidades para la consecución de nuevos negocios. Generamos las siguientes recomendaciones para la administración de la información:

  • Calidad de los datos: qué tan confiables son los datos que se encuentran en las múltiples fuentes de información de tu empresa (CRM, ERP, chat, archivos compartidos en diversas plataformas web, correos electrónicos, carpetas en dispositivos locales) y qué tan precisa es la información que utiliza el área comercial para la interacción con prospectos y clientes. El acceso y la manipulación a los múltiples tipos de registros puede ser de difícil manejo para tus colaboradores; primero por tener que buscarlos en las diversas fuentes de información y segundo porque al encontrarlos se evidencia que existen modificaciones que no se comprenden a simple vista, lo que hace que inviertan mayor tiempo en su análisis y/o creando nuevas versiones. Previamente a la simplificación y centralización de la información, es importante comprender qué datos posee tu empresa y cómo puedes accionarlos para responder preguntas clave del negocio. Te proponemos iniciar con una auditoría de los datos actuales donde se incluyan procesos de limpieza, validación y estandarización de registros que te sirvan de base para implementar lineamientos de la calidad de la información y procedimientos estandarizados que den orden, generen roles y permisos para la manipulación de datos sensibles.

  • Centralización de la información: la frase cliché de tener la información a la mano cobra mayor sentido en la virtualidad y es de gran importancia que luego de realizar el análisis y la implementación de la estrategia de calidad de los datos, se evalúen los procesos, procedimientos y herramientas que deben ser mejorados para que en los flujos de la información se trabaje colaborativamente, se centralice la información, se agilice la comunicación entre las áreas y estas acciones permitan el fácil acceso a los datos en el momento que sean requeridos y mayor tiempo dedicado por parte del equipo comercial a la generación de oportunidades y cierres exitosos de ventas y no a labores de búsqueda y creación de documentos que soporten su discurso.

  • Prospección enfocada: independientementede los mecanismos de mercadeo que utilice tu empresa para apoyar al área de ventas en la generación de nuevos negocios, como las técnicas de atracción o interrupción (inbound and outbound marketing), se debe estudiar muy bien al público objetivo y a sus interlocutores para generar campañas que realmente funcionen. Caer en el afán de los correos masivos en los que no se han aplicado filtros que segmenten a los interlocutores objetivo, donde los listados de contactos están desactualizados y vulneran la autorización del uso de datos personales no es aconsejable para la prospección de oportunidades B2B. Se recomienda planificar la información a enviar y segmentar el público objetivo a tal detalle que se pueda lograr la conversión a nuevas oportunidades de negocio. También es importante intensificar el mercadeo de atracción, generando mayor contenido en los canales donde los escuchas objetivo puedan encontrar información que llame su atención y sea de interés para solventar sus “pain points” (problemáticas de negocio).


Automatización del proceso de venta

Puede parecer un tanto extraño para las empresas que no nacieron en la época digital generar ventas y compras B2B en línea. Adicional, muchas empresas presenciaron un proceso virtual obligado durante la pandemia por Covid-19, donde algunas cerraron, otras cambiaron una o varias de sus líneas de negocio o aún se encuentran en el proceso de ajuste al entorno digital. Sin importar el nivel en el que se encuentre tu empresa, es importante aprovechar la revolución tecnológica y encontrar nuevas formas y oportunidades de hacer negocios. Formulamos las siguientes inquietudes que pueden apoyarte en este proceso:

  • Del proceso actual en versión digital a la automatización: seguir gestionando la venta como se hacía en la presencialidad y simplemente modelar los mismos flujos de proceso en una herramienta de automatización, genera más costos y problemas para la organización. La automatización real se da cuando dejamos atrás la venta tradicional y revisamos qué cambios podemos implementar para mejorar la experiencia que tienen los clientes al adquirir los productos y/o servicios que tu empresa les ofrece.

  • Venta consultiva y especializada: cuáles de los productos y/o servicios que hoy día maneja tu empresa requieren de talento especializado para gestionar la venta. Es importante proyectar cómo capturas el talento que tu empresa requiere, cómo agilizarás su entrenamiento y qué herramientas le suministrarás para que encuentre todo el material y los soportes que requiere para estar constantemente actualizado y pueda enfocarse en la obtención de prospectos y nuevos negocios.

  • Autoservicio B2B: cuáles de los productos y/o servicios que hoy día maneja tu empresa podrían venderse sin la intervención de un profesional de ventas. Para llegar a este nivel de autonomía, es importante una automatización concienzuda y que tenga en cuenta los medios virtuales de venta, las pasarelas de pago, la posibilidad para los clientes de autogestionar la implementación y los soportes en los productos y/o servicios en los que sea requerido. En la actualidad, conocemos muchos servicios B2C que han sido exitosos en este formato, también ya varias marcas le están apostando a la venta autónoma de empresa a empresa.




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